Cartella sanitaria e di rischio: cos'è, chi la custodisce e per quanto va conservata

Cos'è la cartella sanitaria e di rischio secondo il D.Lgs. 81/08

La cartella sanitaria e di rischio è definita dall'art. 25, comma 1, lettera c) del D.Lgs. 81/08: il medico competente istituisce, aggiorna e custodisce, sotto la propria responsabilità, una cartella per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria. Il modello di riferimento è quello dell'Allegato 3A del decreto, che ne fissa i contenuti minimi.

Il nome non è casuale: la cartella è al tempo stesso sanitaria, perché raccoglie i dati clinici del lavoratore (anamnesi, esiti delle visite, accertamenti specialistici), e di rischio, perché documenta a quali fattori di rischio professionale il lavoratore è o è stato esposto e con quali livelli. Questo doppio binario permette di correlare nel tempo lo stato di salute con l'esposizione lavorativa: è lo strumento che rende possibile riconoscere precocemente una malattia professionale e ricostruire, anche a distanza di decenni, la storia espositiva di una persona.

Attenzione a non confonderla con altri documenti: la cartella non è il giudizio di idoneità (che ne è solo un esito, comunicato a datore di lavoro e lavoratore), non è il protocollo sanitario e non è il DVR. È un fascicolo individuale, riservato, che segue il singolo lavoratore per tutta la sua vita professionale in azienda.

Chi la istituisce e chi la custodisce: responsabilità del medico competente e del datore di lavoro

La titolarità operativa è chiara: istituzione, aggiornamento e custodia spettano al medico competente, non al datore di lavoro. Il datore di lavoro, però, non è estraneo al processo. L'art. 25 stabilisce che la cartella è custodita "con salvaguardia del segreto professionale e, salvo il tempo strettamente necessario per l'esecuzione della sorveglianza sanitaria e la trascrizione dei relativi risultati, presso il luogo di custodia concordato al momento della nomina del medico competente".

In pratica, al momento della nomina del medico competente è buona prassi indicare per iscritto dove saranno custodite le cartelle: presso lo studio del medico, presso la struttura sanitaria di cui si avvale o presso l'azienda stessa, in un archivio chiuso accessibile al solo medico. La scelta del luogo è concordata, ma le chiavi restano al medico: il datore di lavoro non può mai accedere ai contenuti clinici.

Gli obblighi si intrecciano anche sul piano sanzionatorio: il medico competente che non istituisce o non aggiorna le cartelle risponde ai sensi dell'art. 58 del D.Lgs. 81/08, mentre il datore di lavoro risponde a monte se non ha nominato il medico quando era obbligatorio (art. 55). Un quadro completo degli obblighi del datore di lavoro è nella guida agli obblighi del datore di lavoro.

Cosa contiene la cartella sanitaria e di rischio

Il contenuto minimo, ricavabile dall'Allegato 3A, comprende:

• Dati identificativi del lavoratore, dell'azienda e del medico competente;
• Mansione specifica e sua evoluzione nel tempo (cambi mansione, trasferimenti);
• Fattori di rischio a cui il lavoratore è esposto, con riferimento al DVR: videoterminali, movimentazione manuale dei carichi, rumore, vibrazioni, agenti chimici, lavoro notturno e così via;
• Anamnesi lavorativa, familiare e fisiologico-patologica raccolta alla prima visita;
• Esiti delle visite mediche preventive, periodiche, a richiesta, per cambio mansione e al rientro da assenze superiori a 60 giorni;
• Accertamenti integrativi: esami di laboratorio, audiometrie, spirometrie, visite specialistiche, test tossicologici;
• Giudizi di idoneità espressi nel tempo, con eventuali limitazioni e prescrizioni;
• Vaccinazioni e provvedimenti sanitari rilevanti ai fini professionali.

La qualità della cartella dipende direttamente dalla qualità del protocollo sanitario aziendale: se il protocollo individua correttamente rischi e accertamenti per ogni mansione, la cartella diventa una fotografia fedele e difendibile della sorveglianza svolta. La cartella può essere tenuta su supporto cartaceo o informatizzato, purché siano garantite integrità, tracciabilità degli accessi e firma del medico.

Riservatezza, segreto professionale e GDPR

La cartella contiene dati relativi alla salute, che il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) classifica tra le categorie particolari di dati (art. 9). Il trattamento è lecito perché necessario ad adempiere obblighi in materia di diritto del lavoro e di sicurezza sociale e per finalità di medicina del lavoro, ma richiede garanzie rafforzate:

• il datore di lavoro non può conoscere le diagnosi: riceve dal medico solo il giudizio di idoneità (idoneo, idoneo con limitazioni o prescrizioni, inidoneo temporaneo o permanente), mai i dati clinici che lo motivano;
• il medico competente tratta i dati nel rispetto del segreto professionale e del codice deontologico, come richiamato dall'art. 39 del D.Lgs. 81/08;
• l'archivio, fisico o digitale, deve prevedere misure di sicurezza adeguate: armadi chiusi, credenziali personali, cifratura, log degli accessi;
• il lavoratore ha diritto di accedere alla propria cartella e di riceverne copia, oltre ai diritti riconosciuti dal GDPR sui propri dati.

Un errore frequente nelle PMI è conservare le cartelle in ufficio del personale insieme ai fascicoli amministrativi: è una violazione sia dell'art. 25 sia della disciplina privacy. Se l'azienda offre al medico uno spazio di custodia, deve trattarsi di un archivio dedicato e inaccessibile a chiunque altro.

Consegna al lavoratore e conservazione: 10 anni, 40 per i cancerogeni

Alla cessazione del rapporto di lavoro, l'art. 25 impone al medico competente di consegnare al lavoratore copia della cartella sanitaria e di rischio e di fornirgli le informazioni sulla necessità di conservarla. È un passaggio spesso trascurato ma prezioso per il lavoratore: la cartella documenta le esposizioni subite e potrà servire per il riconoscimento di eventuali malattie professionali future.

Quanto alla conservazione, le regole principali sono riassunte in tabella:

Per gli esposti a cancerogeni e mutageni (Titolo IX, Capo II del D.Lgs. 81/08), alla cessazione del rapporto il datore di lavoro trasmette la cartella all'istituto tecnico nazionale competente — funzione storicamente dell'ISPESL, oggi confluito in INAIL — che la conserva per quarant'anni. Regole analoghe di lunga conservazione valgono per l'esposizione ad amianto e ad agenti biologici particolari. Se la tua azienda impiega lavoratori esposti ad agenti chimici pericolosi, l'approfondimento dedicato è medico competente per il rischio chimico.

Cambio del medico competente o cessazione dell'attività: cosa succede alle cartelle

Le cartelle non seguono il medico: seguono i lavoratori. In caso di cambio del medico competente, il medico uscente consegna le cartelle (di norma per il tramite del datore di lavoro, in busta chiusa o con modalità che preservino la riservatezza) al medico subentrante, che ne prosegue l'aggiornamento senza ricominciare da zero. È uno dei passaggi da presidiare quando si sostituisce il professionista: la procedura corretta è descritta nella guida al cambio del medico competente.

In caso di cessazione dell'incarico senza immediata sostituzione (ad esempio perché è venuto meno l'obbligo di sorveglianza sanitaria), il medico consegna la documentazione al datore di lavoro, che la conserva con salvaguardia del segreto professionale. In caso di cessazione dell'attività aziendale, il datore di lavoro deve garantire comunque la conservazione decennale e, per i cancerogeni, la trasmissione all'organo nazionale.

Il consiglio operativo: formalizza sempre il passaggio di consegne con un verbale di trasferimento delle cartelle firmato da medico uscente, medico entrante e datore di lavoro. In caso di ispezione ASL è la prova che la continuità della sorveglianza sanitaria non si è mai interrotta. Se stai attivando ora la sorveglianza sanitaria o vuoi sostituire il tuo medico, puoi richiedere un preventivo online: nomina e presa in carico delle cartelle esistenti in 48 ore.