Il percorso in 4 passi: dal preventivo alla prima visita
La nomina del medico competente segue una sequenza logica precisa, dettata dal D.Lgs. 81/08: prima si individua il medico e si formalizza l'incarico (art. 18, c.1, lett. a), poi il medico definisce il protocollo sanitario sulla base dei rischi aziendali (art. 25, c.1, lett. b) e infine partono le visite (art. 41). Ecco il percorso completo con le tempistiche tipiche:
| Passo | Attività | Chi la svolge | Tempi tipici |
|---|---|---|---|
| 1. Preventivo | Raccolta dati aziendali (mansioni, rischi, sedi) e quotazione | Azienda + nostro staff | 24 ore |
| 2. Nomina | Lettera di incarico, accettazione del medico, firma del datore di lavoro | Datore di lavoro + medico | 24-48 ore |
| 3. Protocollo sanitario | Analisi del DVR e definizione di visite ed esami per mansione | Medico competente | 3-5 giorni |
| 4. Visite mediche | Calendario, convocazioni, visite preventive e periodiche, giudizi di idoneità | Medico + azienda | Dalla prima settimana |
In condizioni normali un'azienda parte da zero e arriva alla nomina formalizzata in 48 ore; il ciclo completo fino alle prime visite si chiude in una-due settimane, a seconda della disponibilità dei lavoratori.
Passo 1 e 2: dal preventivo alla lettera di incarico
Tutto parte da poche informazioni: numero di lavoratori, mansioni svolte, rischi principali indicati nel DVR e ubicazione delle sedi. Con questi dati prepariamo un preventivo dettagliato che indica canone, listino visite e condizioni. Non serve alcun sopralluogo preliminare per quotare il servizio.
Accettato il preventivo, individuiamo il medico della rete più adatto per territorio e tipologia di rischio, verifichiamo che possieda i requisiti dell'art. 38 e l'iscrizione all'elenco nazionale, e prepariamo la lettera di nomina completa di accettazione dell'incarico. Al datore di lavoro resta un solo compito: firmare. La nomina è efficace dalla data di sottoscrizione e da quel momento l'obbligo dell'art. 18 è assolto.
Un consiglio pratico
Conserva lettera di nomina e accettazione insieme al DVR: sono i primi documenti che l'organo di vigilanza chiede in caso di ispezione, e la loro assenza espone alle sanzioni dell'art. 55 (arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da circa 1.500 a 6.000 euro, importi soggetti a rivalutazione periodica).
Passo 3: il protocollo sanitario costruito sul tuo DVR
Subito dopo la nomina, il medico competente esamina il documento di valutazione dei rischi e definisce il protocollo di sorveglianza sanitaria: per ogni mansione stabilisce quali visite e quali accertamenti integrativi servono (esami della vista per i videoterminalisti, audiometrie per chi è esposto a rumore, spirometrie, esami ematochimici per gli agenti chimici) e con quale periodicità, secondo gli indirizzi scientifici più avanzati come richiede l'art. 25.
Il protocollo non è un documento standard fotocopiato da azienda ad azienda: due imprese con lo stesso codice ATECO possono avere protocolli diversi se i rischi effettivi differiscono. Per questo il medico ha bisogno del DVR aggiornato; se il DVR presenta lacune, il medico lo segnala perché la sorveglianza sanitaria deve essere coerente con la valutazione dei rischi, come approfondito nella guida su DVR e sorveglianza sanitaria.
Passo 4: calendario visite e sorveglianza a regime
Definito il protocollo, si pianificano le visite. I lavoratori già in forza senza visita valida vengono convocati per la visita preventiva o periodica; i nuovi assunti effettuano la visita preventiva prima dell'adibizione alla mansione, come previsto dall'art. 41, c.2. Le visite possono svolgersi in azienda (con ambulatorio mobile o locale idoneo messo a disposizione) oppure presso strutture convenzionate vicine alla sede.
Al termine di ogni visita il medico rilascia il giudizio di idoneità alla mansione specifica, consegnato a lavoratore e datore di lavoro. Da qui in poi la sorveglianza va a regime: uno scadenzario traccia le periodicità di ogni lavoratore, il medico effettua il sopralluogo annuale degli ambienti di lavoro (art. 25, c.1, lett. l), partecipa alla riunione periodica nelle aziende con più di 15 lavoratori (art. 35) e trasmette entro il primo trimestre di ogni anno i dati aggregati dell'Allegato 3B.
I documenti necessari per attivare il servizio
Per completare la nomina e permettere al medico di lavorare servono pochi documenti, quasi tutti già in possesso dell'azienda:
- Dati anagrafici aziendali: ragione sociale, P.IVA, sede legale e sedi operative;
- DVR (documento di valutazione dei rischi) o, per le attività appena avviate, l'autocertificazione dei rischi in corso di redazione;
- Elenco dei lavoratori con mansione di ciascuno;
- Eventuali cartelle sanitarie e di rischio se esisteva un medico precedente (vedi la procedura di cambio medico competente);
- Nominativi di RSPP e RLS, con cui il medico si coordina.
Se qualcosa manca, non è un blocco: la nomina può essere formalizzata subito e i documenti integrati nei giorni successivi, prima della definizione del protocollo.
Quanto tempo serve davvero: tempistiche realistiche
Le tempistiche dipendono soprattutto dalla reattività dell'azienda nel fornire i dati. Con la documentazione pronta, il quadro realistico è questo: preventivo in 24 ore dalla richiesta, nomina firmata in 48 ore, protocollo sanitario entro la prima settimana, prime visite tra la prima e la seconda settimana. Un'azienda con una sola sede e rischi ordinari (ufficio con videoterminali, ad esempio) chiude l'intero ciclo più in fretta di un gruppo multi-sede con rischi chimici, dove il protocollo richiede più analisi.
Se hai un'ispezione imminente o un cantiere che parte, segnalalo nella richiesta: la nomina può essere formalizzata in giornata. Il primo passo è sempre lo stesso: richiedi il preventivo online, ricevi la proposta con il nominativo del medico e decidi senza impegno.
Domande frequenti
Quanto tempo ci vuole per nominare un medico competente?
Con la documentazione aziendale pronta, la nomina si formalizza in 24-48 ore dal preventivo accettato: lettera di incarico, accettazione del medico e firma del datore di lavoro. Il protocollo sanitario arriva entro la prima settimana e le prime visite partono subito dopo.
Chi firma la nomina del medico competente?
Il datore di lavoro, perché la nomina è un suo obbligo ai sensi dell'art. 18, c.1, lett. a) del D.Lgs. 81/08. Il medico controfirma per accettazione dell'incarico. Un dirigente può firmare solo se munito di delega formale conforme all'art. 16.
Serve il DVR per nominare il medico competente?
Il DVR non è un prerequisito per la firma della nomina, ma è indispensabile subito dopo: il medico competente definisce il protocollo sanitario proprio sulla base dei rischi valutati nel DVR. Se il DVR è in fase di redazione, il medico collabora alla valutazione come previsto dall'art. 25.
Le visite mediche si fanno in azienda o in ambulatorio?
Entrambe le opzioni sono possibili. In azienda servono un locale idoneo e riservato oppure un ambulatorio mobile; in alternativa i lavoratori vengono convocati in strutture convenzionate vicine. La scelta dipende dal numero di addetti e dagli accertamenti previsti dal protocollo.
La nomina va comunicata a qualche ente?
No, non esiste un obbligo generale di comunicare la nomina a un ente. La lettera di incarico firmata va conservata in azienda ed esibita in caso di controllo. Il medico competente trasmette invece ogni anno i dati aggregati di sorveglianza sanitaria (Allegato 3B) tramite il portale INAIL.