Riunione periodica art. 35: chi partecipa, ordine del giorno e verbale

Quando la riunione periodica è obbligatoria

L'art. 35, comma 1, del D.Lgs. 81/08 impone la riunione periodica nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, almeno una volta all'anno. A convocarla è il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione.

Oltre alla cadenza annuale, la riunione va convocata anche in occasione di variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l'introduzione di nuove tecnologie che incidono su salute e sicurezza (comma 4): un nuovo reparto produttivo, un cambio di macchinari, l'introduzione di agenti chimici, una riorganizzazione dei turni.

E sotto i 15 lavoratori? La riunione non è obbligatoria d'ufficio, ma nelle unità produttive fino a 15 lavoratori il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza può chiederne la convocazione quando ricorrono variazioni significative dell'esposizione al rischio. Molte piccole imprese la svolgono comunque su base volontaria: è una buona prassi che documenta l'impegno del datore di lavoro nella gestione della sicurezza, come spiegato nella guida agli obblighi del datore di lavoro.

Chi partecipa alla riunione periodica

I partecipanti sono indicati tassativamente dal comma 1 dell'art. 35:

• il datore di lavoro o un suo rappresentante (ad esempio un dirigente delegato);
• il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP);
• il medico competente, ove nominato;
• il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) o, in sua assenza, il rappresentante territoriale (RLST).

Nulla vieta di invitare altre figure utili alla discussione — ASPP, preposti, consulenti, responsabili di reparto — ma i quattro soggetti sopra elencati sono quelli la cui presenza dà validità alla riunione. Attenzione a un punto spesso sottovalutato: se il medico competente è nominato, la sua partecipazione non è facoltativa. L'art. 25, comma 1, lettera i) gliela impone come obbligo professionale, e la sua assenza sistematica è un segnale di sorveglianza sanitaria gestita male.

Ordine del giorno: i quattro punti obbligatori

Il comma 2 dell'art. 35 fissa i temi che il datore di lavoro deve sottoporre all'esame dei partecipanti:

Il comma 3 aggiunge due temi facoltativi ma preziosi: l'individuazione di codici di comportamento e buone prassi per prevenire infortuni e malattie professionali, e la definizione di obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per i sistemi di gestione. Chi adotta un modello organizzativo ex art. 30 usa proprio la riunione periodica come momento di riesame.

Il ruolo del medico competente nella riunione

La riunione periodica è uno dei momenti in cui il lavoro del medico competente diventa visibile all'azienda. In base all'art. 25, comma 1, lettera i), il medico comunica per iscritto, in occasione delle riunioni di cui all'art. 35, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria al datore di lavoro, all'RSPP e ai rappresentanti dei lavoratori, fornendo indicazioni sul loro significato ai fini della prevenzione.

In concreto, il medico competente porta in riunione:

• il numero e la tipologia delle visite effettuate nell'anno (preventive, periodiche, a richiesta, per rientro da malattia: tutte le tipologie previste dall'art. 41 sulla sorveglianza sanitaria);
• la distribuzione dei giudizi di idoneità, incluse idoneità con prescrizioni o limitazioni e inidoneità, sempre in forma aggregata e anonima;
• eventuali criticità emerse (gruppi di lavoratori con esiti alterati, esposizioni da riesaminare) e le conseguenti proposte di aggiornamento del protocollo sanitario o del DVR;
• gli esiti dei sopralluoghi negli ambienti di lavoro.

Questi dati collettivi sono la cerniera tra sorveglianza sanitaria e valutazione dei rischi: se dalle visite emergono affaticamenti visivi diffusi tra i videoterminalisti o ipoacusie in produzione, il DVR e le misure di prevenzione vanno rivisti. Per il quadro d'insieme leggi la guida alla sorveglianza sanitaria in azienda.

Il verbale della riunione: contenuti e conservazione

Il comma 5 dell'art. 35 chiude il cerchio: della riunione deve essere redatto un verbale, tenuto a disposizione dei partecipanti per la consultazione. È il documento che, in caso di ispezione o di infortunio, prova che la riunione si è tenuta e con quali contenuti. Un verbale ben fatto riporta:

• data, luogo e nominativi dei presenti con relativo ruolo (e le eventuali assenze giustificate);
• i punti dell'ordine del giorno trattati, con sintesi della discussione su DVR, andamento infortuni, dati sanitari collettivi, DPI e formazione;
• la relazione scritta del medico competente sui risultati anonimi collettivi (allegata o richiamata);
• le decisioni assunte e le azioni di miglioramento programmate, con responsabili e scadenze;
• le firme dei partecipanti.

La mancata convocazione della riunione periodica espone datore di lavoro e dirigenti a sanzioni penali previste dall'art. 55 del D.Lgs. 81/08; una riunione tenuta ma non verbalizzata è, agli occhi dell'organo di vigilanza, una riunione che non è mai avvenuta. Su cosa rischia chi trascura gli adempimenti trovi di più nella pagina sulle sanzioni in materia di medico competente.

Come prepararla senza stress (e cosa c'entra il medico competente esterno)

Nella pratica, la riunione periodica riesce bene quando è preparata: convocazione scritta con ordine del giorno inviata con congruo anticipo, DVR e statistiche infortuni aggiornati, relazione sanitaria collettiva già predisposta dal medico competente, bozza di verbale pronta da completare in seduta.

Se la tua azienda non ha ancora un medico competente — o ne ha uno che alla riunione periodica non si presenta — la partecipazione attiva a questo adempimento è uno dei criteri con cui valutare il servizio. Con la nostra rete nazionale la relazione annuale collettiva e la presenza in riunione (anche in videoconferenza, dove ammesso dalla prassi aziendale) sono incluse nel servizio: richiedi un preventivo online e ricevi una proposta in giornata.