Come funziona la riunione periodica: partecipanti, ordine del giorno, verbale
Nelle aziende e unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, il datore di lavoro — direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione — indice almeno una volta all'anno la riunione periodica. Vi partecipano quattro soggetti: il datore di lavoro o un suo rappresentante, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP), il medico competente ove nominato e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS).
L'ordine del giorno è fissato dallo stesso art. 35 e comprende: il documento di valutazione dei rischi; l'andamento degli infortuni, delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria; i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l'efficacia dei DPI; i programmi di informazione e formazione di dirigenti, preposti e lavoratori. In questa sede il medico competente adempie a un obbligo specifico dell'art. 25, comma 1, lettera i): comunicare per iscritto i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria, fornendo indicazioni sul loro significato ai fini della prevenzione. È il momento in cui i giudizi di idoneità, letti in forma aggregata, diventano uno strumento per migliorare il protocollo sanitario e le misure di tutela: un approfondimento è nella voce sorveglianza sanitaria.
Nella riunione possono inoltre essere individuati codici di comportamento e buone prassi, nonché obiettivi di miglioramento della sicurezza. La riunione va ripetuta anche in occasione di variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio, ad esempio l'introduzione di nuove tecnologie con riflessi su salute e sicurezza. Nelle aziende fino a 15 lavoratori la riunione non è obbligatoria in via ordinaria, ma l'RLS può chiederne la convocazione proprio in caso di variazioni rilevanti. Di ogni riunione deve essere redatto un verbale, tenuto a disposizione dei partecipanti: è uno dei documenti che gli organi di vigilanza richiedono più spesso in sede di ispezione, insieme alla lettera di nomina del medico competente e al DVR. La mancata effettuazione espone il datore di lavoro a sanzione amministrativa e indebolisce la difesa aziendale in caso di infortunio.